Case Study: Biuro Rachunkowe "Finansowa Perspektywa"

Jak wdrożenie Odoo z modułem księgowym i integracją KSeF dla biur zautomatyzowało procesy obsługi 200 firm klienckich, redukując czas pracy księgowych o 50%.

Profil klienta

Finansowa Perspektywa to biuro rachunkowe z siedzibą w Warszawie, świadczące usługi księgowe, kadrowo-płacowe i doradztwa podatkowego dla małych i średnich firm. Firma obsługuje około 200 podmiotów gospodarczych z różnych branży, w tym handel, usługi, produkcję i budownictwo. Zespół składa się z 12 księgowych, 3 specjalistów ds. kadr i płac oraz 2 doradców podatkowych. Roczne przychody biura wynoszą około 3,5 miliona złotych.

Wyzwania i problemy

Głównym problemem Finansowej Perspektywy była ogromna ilość pracy manualnej związanej z obsługą rosnącej liczby klientów. Każda firma kliencka wymagała comiesięcznego wprowadzania dokumentów księgowych, rozliczania podatków, przygotowywania deklaracji i raportów. Mimo ciągłego zatrudniania nowych księgowych, terminy były coraz częściej przekraczane, a jakość pracy spadała.

Wiele firm klienckich korzystało z różnych systemów do fakturowania i zarządzania zamówieniami, co wymagało ręcznego przepisywania danych do systemu księgowego. Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale także podatny na błędy, które później były trudne do wykrycia i korygowania. Szczególnie problematyczne były rozbieżności między fakturami wystawianymi przez klientów a tymi księgowanymi w systemie.

Kadry i płace stanowiły oddzielny obszar chaosu. Ewidencja czasu pracy, urlopy, wynagrodzenia i deklaracje ZUS były prowadzone w rozproszonych arkuszach Excel i kilku niezwiązanych ze sobą programach. Przygotowanie listy płac dla 200 firm każdego miesiąca pochłaniało ogromną ilość czasu, a ryzyko błędów w skomplikowanych przypadkach było znaczące.

Klienci oczekiwali coraz szybszego dostępu do informacji o swojej sytuacji finansowej, ale przygotowanie raportów i analiz wymagało ręcznego wyciągania danych z systemu i formatowania w Excelu.

Rozwiązanie

WorkToGrow wdrożył kompleksowe rozwiązanie oparte na Odoo, które zintegrowało wszystkie obszary działalności biura rachunkowego. Centralnym elementem został moduł księgowy, zintegrowany z systemem automatycznego importu dokumentów. Dla firm klienckich, które posiadały własne systemy fakturowania, wdrożono automatyczne pobieranie faktur przez API, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania.

Kluczowym elementem przygotowującym biuro na nowe regulacje była integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki modułowi l10n_pl_edi, biuro mogło nie tylko wystawiać faktury w formacie ustrukturyzowanym dla swoich klientów, ale także automatycznie odbierać i księgować faktury od ich kontrahentów.

Moduł kadrowo-płacowy został zintegrowany z systemem księgowym, tworząc spójne środowisko do zarządzania wynagrodzeniami. Automatyczne generowanie list płac, deklaracji ZUS i raportów podatkowych zmniejszyło ryzyko błędów i przyspieszyło proces rozliczeń.

Dla klientów udostępniono portal self-service, gdzie mogli samodzielnie sprawdzać swoje zobowiązania podatkowe, pobierać raporty i kontrolować statusy rozliczeń.

Korzyści i wyniki

Wdrożenie Odoo przyniosło dramatyczną poprawę efektywności. Czas pracy nad standardowym miesięcznym rozliczeniem jednej firmy skrócił się o 50%, z średnio 8 godzin do 4 godzin. Przełożyło się to na możliwość obsługi większej liczby klientów bez zwiększania zespołu.

Eliminacja ręcznego wprowadzania danych zmniejszyła liczbę błędów księgowych o 85%. System automatycznych kontroli wykrywał nieścisłości na bieżąco, a nie tygodnie później.

Przygotowanie do KSeF przebiegło bezproblemowo. Biuro było gotowe na obligatoryjne e-fakturowanie trzy miesiące przed terminem.

Podsumowanie

Case Finansowej Perspektywy pokazuje, że nawet w tradycyjnej branży usługowej, jaką jest rachunkowość, cyfrowa transformacja może przynieść spektakularne rezultaty. Inwestycja w Odoo zwróciła się w ciągu 12 miesięcy, a roczne oszczędności operacyjne przekroczyły 600 tysięcy złotych.

Zobacz też

Powiązane artykuły:

• KSeF i Odoo 19 - jak przygotować firmę na obligatoryjne e-fa
• AI w Finansach: Automatyzacja Ksiegiowości i Prognozowanie C
• AI i KSeF: Jak Sztuczna Inteligencja Zmienia Fakturowanie w

Kontakt

Prowadzisz biuro rachunkowe? Pomagamy w KSeF — napisz do nas lub zadzwoń.