Case Study: Jak firma handlowa B2B skróciła czas ofertowania z 5 dni do 4 godzin dzięki Odoo i automatyzacji
W handlu B2B szybkość reakcji na zapytanie ofertowe często decyduje o wygraniu przetargu. Firma Handlowa Premium (nazwa zmieniona), dystrybutor artykułów technicznych dla branży budowlanej, mierzyła się z problemem: czas przygotowania kompleksowej oferty wynosił średnio 5 dni roboczych. W rezultacie przegrywali przetargi z konkurencją, która reagowała szybciej. Po wdrożeniu Odoo CRM, automatyzacji workflow i integracji z systemem magazynowym czas ofertowania skrócił się do 4 godzin. W tym case study opisujemy, jak wyglądało wdrożenie, jakie wyzwania napotkaliśmy i jakie wyniki osiągnięto po 6 miesiącach.
Spis treści
O kliencie
Firma Handlowa Premium (nazwa zmieniona na potrzeby publikacji) to dystrybutor artykułów technicznych dla branży budowlanej i instalacyjnej. Firma działa na rynku polskim od 15 lat, zatrudnia 85 pracowników (w tym 12 handlowców B2B) i obsługuje ponad 2000 aktywnych klientów biznesowych.
2000+
Aktywnych klientów B2B
15 lat
Na rynku
85
Pracowników
12
Handlowców B2B
Asortyment: ponad 5000 produktów SKU (armatura, narzędzia, materiały instalacyjne, BHP).
Kanały sprzedaży: bezpośrednia sprzedaż B2B, przetargi publiczne, platforma e-commerce dla stałych klientów.
Wyzwanie: 5 dni na ofertę to za długo
Przed wdrożeniem firma mierzyła się z następującymi problemami:
Średni czas przygotowania oferty: 5 dni roboczych. W przypadku złożonych zapytań (100+ pozycji) czas wydłużał się do 7–10 dni.
Szacowana utrata 30–40% przetargów z powodu zbyt wolnej reakcji. Konkurencja wysyłała oferty w 24–48 godzin.
Każdy handlowiec przygotowywał oferty w inny sposób (Excel, Word, mail). Brak jednolitego szablonu i procesu akceptacji.
Ręczne przepisywanie cen z cennika prowadziło do pomyłek. Średnio 3–5 ofert miesięcznie zawierało błędy cenowe, co generowało straty lub konieczność korekty.
Kierownik sprzedaży nie miał podglądu, które zapytania są w trakcie, które czekają na akceptację, a które zostały wysłane.
Cytat od Dyrektora Sprzedaży:
"Wiedzieliśmy, że tracimy kontrakty nie przez cenę czy jakość, ale przez szybkość. Klient wysyła zapytanie do 5 dostawców — kto pierwszy odpowie z dobrą ofertą, ten ma największą szansę. My byliśmy ostatni."
Analiza procesu przed wdrożeniem
Przed rozpoczęciem projektu przeprowadziliśmy szczegółowy audyt procesu ofertowania. Oto jak wyglądał typowy przepływ pracy:
Proces "AS-IS" (przed wdrożeniem):
- Dzień 1: Zapytanie od klienta przychodzi mailem do handlowca.
- Dzień 1–2: Handlowiec ręcznie sprawdza dostępność towaru w systemie magazynowym (osobny program).
- Dzień 2–3: Handlowiec pobiera cennik z Excela, ręcznie wycenia każdą pozycję, stosuje rabaty.
- Dzień 3–4: Oferta trafia do kierownika na akceptację (mailowo). Często wraca z uwagami.
- Dzień 4–5: Po akceptacji handlowiec przepisuje ofertę do Worda, zapisuje jako PDF i wysyła mailem.
- Dzień 5: Oferta trafia do klienta. Handlowiec zapisuje informację w Excelu "wysłane".
Zidentyfikowane wąskie gardła:
- Ręczne zbieranie danych z 3 systemów (mail, system magazynowy, cennik Excel),
- Brak automatyzacji obliczeń (rabaty, marże, koszty dostawy),
- Akceptacja mailowa bez śladu i bez terminów SLA,
- Ręczne tworzenie dokumentu oferty (Word/PDF),
- Brak powiadomień o statusie zapytania.
Rozwiązanie: Odoo + automatyzacja
Wdrożenie obejmowało trzy filary:
1. Odoo CRM — centralizacja zapytań
- Wszystkie zapytania trafiają do Odoo (mail → CRM lead automatycznie),
- Handlowiec widzi historię kontaktu, wcześniejsze zamówienia, preferencje klienta,
- Statusy zapytań: Nowe → W wycenie → Do akceptacji → Wysłane → Wygrane/Przegrane,
- Dashboard dla kierownika: liczba zapytań, czas reakcji, konwersja.
2. Integracja z systemem magazynowym
- Odoo łączy się przez API z systemem magazynowym,
- Handlowiec widzi rzeczywiste stany magazynowe w czasie rzeczywistym,
- Automatyczne flagi: "dostępne", "na zamówienie", "brak",
- Sugerowanie zamienników przy brakach.
3. Automatyzacja generowania ofert
- Szablon oferty w QWeb (Odoo Reports) — jednolity wygląd,
- Automatyczne wyciąganie cen z cennika Odoo,
- Automatyczne obliczanie rabatów (zależne od wolumenu i klienta),
- Generowanie PDF jednym kliknięciem,
- Automatyczna wysyłka mailem z trackingiem otwarcia.
🔧 Dodatkowe usprawnienia
- Reguły akceptacji: oferty powyżej 50 000 zł wymagają akceptacji dyrektora (workflow automatyczny),
- SLA: powiadomienie do kierownika, jeśli zapytanie nie zostało obsłużone w 24h,
- Szablony odpowiedzi: gotowe maile dla typowych scenariuszy,
- Integracja z e-mail: wszystkie maile z klientem zapisują się w historii leadu.
Proces wdrożenia krok po kroku
Tydzień 1–2: Audyt i przygotowanie
- Warsztaty z handlowcami i kierownikiem sprzedaży,
- Mapowanie procesu AS-IS i TO-BE,
- Import danych: klienci, historia transakcji, cenniki,
- Konfiguracja etapów lejka CRM.
Tydzień 3–4: Konfiguracja Odoo CRM
- Dostosowanie pól leadu (budżet, termin, źródło),
- Konfiguracja etapów i reguł przejścia,
- Szablony ofert (QWeb Reports),
- Reguły akceptacji i workflow.
Tydzień 5–6: Integracje
- Integracja z systemem magazynowym (API REST),
- Integracja z e-mail (IMAP/SMTP),
- Testy end-to-end: zapytanie → oferta → wysyłka.
Tydzień 7: Szkolenia
- Szkolenie dla handlowców (8 godzin),
- Szkolenie dla kierownika (dashboardy, raporty),
- Materiały szkoleniowe i instrukcje.
Tydzień 8: Pilot i produkcja
- 2 tygodnie pracy równoległej (stary + nowy system),
- Zebranie feedbacku, drobne korekty,
- Pełne przejście na Odoo.
Wyniki po 6 miesiącach
Po pół roku od wdrożenia firma zmierzyła następujące rezultaty:
90%
Skrócenie czasu ofertowania (5 dni → 4 godziny)
+35%
Wzrost konwersji zapytań na zamówienia
0%
Błędów cenowych w ofertach
+22%
Wzrost przychodu ze sprzedaży B2B
Dodatkowe korzyści:
- Widoczność: kierownik sprzedaży na bieżąco widzi pipeline i może reagować na zatoru,
- Standaryzacja: wszystkie oferty mają jednolity szablon i strukturę,
- Satysfakcja handlowców: mniej pracy administracyjnej, więcej czasu na sprzedaż,
- Dane do analizy: firma wie, które źródła leadów mają najlepszą konwersję.
Cytat po wdrożeniu:
"Dziś handlowiec dostaje zapytanie o 9:00, a o 13:00 klient ma ofertę. To zupełnie inna liga. Wygrywamy przetargi, które kiedyś przegrywaliśmy nie przez cenę, ale przez czas."
Kluczowe wnioski dla innych firm
Na podstawie tego wdrożenia wyróżniamy 5 kluczowych wniosków dla firm B2B rozważających automatyzację sprzedaży:
FAQ — pytania o wdrożenie CRM i automatyzacji
Chcesz skrócić czas ofertowania w swojej firmie B2B?
W WorkToGrow pomagamy firmom handlowym i produkcyjnym wdrażać Odoo CRM i automatyzować procesy sprzedażowe. Przeprowadzimy audyt, zaproponujemy rozwiązanie i wdrożymy je end-to-end.
Umów bezpłatny audyt sprzedaży