Case Study: Polska Firma Produkcyjna PPUH "Meblopol"

Jak wdrożenie Odoo 19 zintegrowało procesy produkcyjne, magazynowe i handlowe w firmie meblarskiej, redukując czas realizacji zamówień o 40% i eliminując błędy w fakturowaniu.

Profil klienta

PPUH Meblopol to polska firma rodzinna z ponad 25-letnią tradycją w Odoo dla produkcji biurowych i systemowych. Firma zatrudnia 120 pracowników w dwóch zakładach produkcyjnych w Małopolsce. Roczny przychód firmy wynosi około 45 milionów złotych. Przed wdrożeniem Odoo, firma korzystała z przestarzałego systemu magazynowego opartego na Excelu i kilku niezintegrowanych programach, co powodowało liczne problemy operacyjne.

Wyzwania i problemy

Przed rozpoczęciem współpracy z WorkToGrow, Meblopol borykał się z szeregiem poważnych problemów operacyjnych, które negatywnie wpływały na efektywność i rentowność firmy. Przede wszystkim brak integracji między systemami powodował, że dane o stanie magazynowym były nieaktualne, co prowadziło do przestojów w produkcji z powodu braków surowców. Szczególnie dotkliwe było to w przypadku płyt meblarskich i okuć, gdzie opóźnienia w zaopatrzeniu bezpośrednio przekładały się na wydłużenie cyklu produkcyjnego.

Proces fakturowania był niezwykle czasochłonny i podatny na błędy. Faktury były tworzone ręcznie w Wordzie, następnie przepisywane do systemu księgowego, a na końcu wysyłane do klientów pocztą tradycyjną lub e-mailem. Każda korekta wymagała anulowania dokumentów i tworzenia nowych, co pochłaniało ogromną ilość czasu działu księgowego, składającego się z zaledwie trzech osób.

Kolejnym poważnym wyzwaniem był brak widoczności w procesie sprzedaży. Handlowcy pracowali w oderwaniu od siebie, bez dostępu do wspólnej bazy klientów i historii zamówień. Często zdarzało się, że dwóch przedstawicieli kontaktowało się z tym samym klientem w tej samej sprawie, co było nie tylko nieefektywne, ale także źle świadczyło o profesjonalizmie firmy.

Planowanie produkcji opierało się głównie na doświadczeniu kierowników zmianowych i intuicji, bez wsparcia systemów informatycznych. Przeoczenie terminu dostawy kluczowego surowca potrafiło zablokować całą linię produkcyjną na kilka dni, generując kary umowne i niezadowolenie klientów.

Rozwiązanie

Zespół WorkToGrow zaproponował kompleksowe wdrożenie Odoo 19 obejmujące kilka kluczowych modułów. Podstawą stał moduł MRP (Material Requirements Planning) do zarządzania produkcją, który pozwolił na automatyczne planowanie zapotrzebowania na surowce na podstawie zleceń produkcyjnych i prognoz sprzedaży. System automatycznie wyliczał, ile płyt meblarskich, okuć i innych komponentów należy zamówić, uwzględniając aktualne stany magazynowe i czasy dostawy od poszczególnych dostawców.

Moduł magazynowy (Inventory) zintegrowano z procesem produkcyjnym, wprowadzając pełną identyfikowalność surowców od momentu przyjęcia do magazynu, przez wydanie na produkcję, aż po wysyłkę gotowego produktu. Każda partia mebli mogła być teraz powiązana z partiami użytych materiałów, co w razie reklamacji pozwalało błyskawicznie zidentyfikować potencjalne przyczyny problemu.

Dla działu handlowego wdrożono moduł CRM, który dał każdemu handlowcowi dostęp do kompletnej historii kontaktów z klientami, bieżących opportunity i statusów realizowanych zamówień. Automatyczne przydzielanie leadów zapewniło równomierne obciążenie zespołu sprzedaży i wyeliminowało konflikty w obszarze obsługi klientów.

Kluczowym elementem wdrożenia był moduł fakturowania zintegrowany z KSeF (Krajowy System e-Faktur), który automatycznie generował faktury na podstawie zatwierdzonych zamówień, wysyłał je do systemu governmentowego i odbierał potwierdzenia. Cały proces skrócił się z kilku dni do kilku godzin.

Korzyści i wyniki

Wdrożenie Odoo w Meblopol przyniosło wymierne korzyści już w pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu. Czas realizacji zamówień skrócił się o 40% dzięki lepszemu planowaniu produkcji i terminowemu zaopatrzeniu. System automatycznych alertów informował o niskich stanach magazynowych z wyprzedzeniem wystarczającym na złożenie zamówienia u dostawcy.

Błędy w fakturowaniu zmniejszyły się o 95%, co wyeliminowało koszty związane z korektami i utrzymaniem niezadowolonych klientów. Dzięki integracji z KSeF, firma była gotowa na obligatoryjne e-fakturowanie z wyprzedzeniem, podczas gdy wielu konkurentów borykało się z problemami wdrożeniowymi w ostatniej chwili.

Sprzedaż wzrosła o 25% w pierwszym roku dzięki lepszemu zarządzaniu leadami i automatyzacji procesu obsługi klienta. Handlowcy mogli poświęcić więcej czasu na faktyczne rozmowy handlowe zamiast na przepisywanie danych do różnych systemów.

Podsumowanie

Wdrożenie Odoo 19 w PPUH Meblopol to przykład kompleksowej transformacji cyfrowej firmy produkcyjnej. Dzięki integracji wszystkich kluczowych procesów w jednym systemie, firma zyskała pełną kontrolę nad operacjami, znacząco poprawiła efektywność i jest teraz przygotowana na dalszy rozwój. Inwestycja w nowoczesne ERP zwróciła się w ciągu 18 miesięcy, a roczne oszczędności operacyjne szacowane są na ponad 800 tysięcy złotych.

Zobacz też

Powiązane artykuły:

• Jak wdrożyć Odoo 19 w firmie produkcyjnej
• Case Study: Strama Panels - Produkcja paneli i elewacji
• AI w Produkcji: Jak Sztuczna Inteligencja Zmienia Fabryki w

Kontakt

Twoja firma to produkcja? Porozmawiajmy — napisz do nas lub zadzwoń.