KSeF 2026 — obowiązkowe fakturowanie elektroniczne. Kompletny przewodnik
Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie faktury B2B w Polsce muszą być przesyłane przez Krajowy System e-Faktur. Poznaj wymagania, terminy i jak przygotować firmę na KSeF z Odoo.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma MF do przesyłania faktur elektronicznych. W 2026 roku: wszystkie faktury B2B muszą trafić do KSeF, faktura zyskuje ważność dopiero po nadaniu numeru KSeF, brak faktury w KSeF = brak kosztu uzyskania przychodu.
Terminy wdrożenia KSeF
- 1 kwietnia 2026 — początek obowiązku dla dużych firm (obrót > 200 mln PLN)
- 1 lipca 2026 — obowiązek dla wszystkich firm B2B
- 1 stycznia 2027 — obowiązek dla B2C (opcjonalnie)
Jak działa KSeF?
- Generowanie faktury — w systemie ERP (np. Odoo)
- Wysyłka do KSeF — przez API lub bramkę
- Weryfikacja — KSeF sprawdza poprawność
- Nadanie numeru — KSeF nadaje unikalny numer
- Dostarczenie — faktura trafia do nabywcy
Wymagania techniczne
Format faktury
Faktura musi być w formacie FA3 (XML zgodny ze schematem MF): struktura XML zgodna ze specyfikacją MF, podpis kwalifikowany lub podpis zaufany, UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
Integracja z KSeF
Opcje integracji: bezpośrednio przez API (własna implementacja), bramka KSeF (pośrednik jak Comarch, Enova), ERP z integracją (Odoo z modułem l10n_pl_edi).
Odoo i KSeF
Odoo oferuje natywną integrację z KSeF poprzez moduł l10n_pl_edi. Konfiguracja: zainstaluj moduł l10n_pl_edi, skonfiguruj certyfikat kwalifikowany, podłącz API KSeF (tokeny), przetestuj na środowisku testowym MF.
Kary za brak KSeF
MF przewiduje kary za nieprzestrzeganie obowiązku: brak faktury w KSeF — nieuznanie kosztu, opóźnienie w przesłaniu — kary finansowe, błędy w fakturze — kary do 100% VAT.
Jak się przygotować?
- Audyt systemów — czy ERP obsługuje KSeF?
- Testy — przetestuj wysyłkę na środowisku testowym
- Szkolenia — przeszkol księgowość z nowego workflow
- Backup — miej plan B na wypadek awarii KSeF
Podsumowanie
KSeF to rewolucja w fakturowaniu. Firmy które nie przygotują się na czas będą miały problemy z rozliczeniami podatkowymi.
Nie, na razie tylko B2B. B2C jest planowane od 2027 ale może być przesunięte.
MF przewiduje procedury awaryjne. W przypadku awarii KSeF faktury można przesłać później z uzasadnieniem.
Tak, do podpisania faktur w KSeF niezbędny jest certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany.
WorkToGrow oferuje wdrożenie KSeF w Odoo — od konfiguracji po szkolenia.